华中科技大学教育基金会档案管理办法

 

总则

    认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规;收集整理和保管好基金会组织档案,维护基金会组织档案的完整,实现档案管理的规范化、制度化。为更好地为基金会的各项工作服务,结合基金会的实际情况,特制定本办法。

细则

   第一条 归档范围

    1、凡是反映基金会工作、具有查考利用价值的文件材料(公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

    2、基金会成立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料。

    3、基金会理事会形成的文件材料。

    4、捐赠方面的文件材料(含捐赠协议、清单、联系函件等)。

    5、基金会制度体系、会议纪要、内部发文(包含基金会负责人批示后的各项工作流程、决定等)。

    6、基金会有效证照、证件、印章。

    7、具有法律效力及保存价值的文件。

    8、基金会重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等。

    9、基金会办公电脑中与基金会有关的电子版资料、文件等。

    10、基金会获得的社会荣誉资料。

    11、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

   第二条 立卷归档要求

    1、基金会应设专人即时做好档案归档分类保管。

    2、归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

    (1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;

    (2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开。

    (3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

    (4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

    (5)按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

    (6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

3、财务档案由财务处代管。

   第三条 档案保管期限

    1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。

    2、确定档案保管期限的原则

    (1)凡是反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的,对基金会工作有长远利用价值的档案,列为永久保管。

    (2)凡是反映基金会一般活动,在较长期时间内对基金会工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

    (3)凡是在较短时间内对基金会工作有参考价值的文件材料,列为短期保管。

   第四条 档案保密级别

    1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议,基金会负责人核定密级。

    2、有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室;有密级档案复制时,需经负责人及分管领导批准。

    3、对已到保密期限的档案要请分管领导和负责人鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

    第五条 档案的借阅

    1、因工作需要,借阅基金会档案需到档案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅。

    2、借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。

    3、借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经基金会负责人批准。

    4、有密级的档案调阅、复制时均需办公室负责人及分管领导批准。

    5、借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

    6、借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。

    7、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按基金会有关保密规定办理。

   第六条 电脑档案的管理

    办公室人员使用的电脑必须指定专门的区域存放基金会相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

   第七条 档案的鉴定与销毁

    1、基金会综合事务办公室定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

    2、档案鉴定工作由基金会负责人主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。

    3、档案材料鉴定小组审定,并经分管领导批准后,方可销毁。

    4、销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

   第八条 附则

    1、本办法自通过之日起生效。

    2、本办法由华中科技大学教育发展基金会秘书处负责解释。


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