第一章总则

第一条为了进一步规范本基金会各类会议的议事方式和决策程序，提高基金会规范运作和决策水平，按照国务院《基金会管理条例》《华中科技大学教育发展基金会章程》(以下简称“章程”)等有关规定，制定本规则。

第二章会议制度

第二条基金会会议主要包括理事会、秘书长办公会、办公室例会。

第三条理事会是基金会的决策机构，依法行使章程规定的职权。会议由理事长召集并主持，原则上每年至少召开2 次，应有超过三分之二的理事出席。经理事长提议，可临时召开理事会；或经三分之一以上的理事书面提议，可临时召开理事会。监事列席理事会会议，有权向理事会提出质询和建议。

第四条秘书长办公会主要对拟提请理事会审议的重要工作事项进行研究，确定提交理事会审议的议题；研究决定无需理事会审议的基金会日常工作事项。秘书长办公会由秘书长、副秘书长组成，由秘书长根据工作需要召集并主持，原则上每月召开一次，应有超过三分之二的（副）秘书长出席。经秘书长提议，可临时召开秘书长办公会。

第五条办公室例会负责具体落实理事会、秘书长办公会各项决议及工作研讨，由办公室主任依据工作需要召集并主持，原则上每两周召开一次，也可根据工作需要不定期召开会议。

第六条上述会议根据会议议程需要，可邀请相关单位人员列席会议。列席人员有发言权，但没有表决权。

第七条办公室负责基金会会议的全部会务工作，并负责议决事项的落实及执行情况的反馈。

第三章议事范围

第八条理事会议事范围包括：

1.制定、修改章程；

2.基金会的改革与发展的重大问题；

3.部署执行理事会决议，检查决议落实情况；

4.审定年度工作报告、财务报告、工作计划、预算、投资计划和管理制度及条例等；

5.选举理事长、副理事长、理事、秘书长；

6.基金会的分立、合并或终止；

7.决定设立办事机构、分支机构和实体机构；

8.其他须经理事会讨论决定的重要事项。

第九条秘书长办公会议事范围包括：

1.检查理事会决定事项的执行情况；

2.研究基金的募集、管理、使用和投资过程中的具体问题；

3.议定需要提请理事会审议的事项；

4.决定基金会内设机构负责人的任免；

5.其他需要解决的问题。

第十条办公室例会议事范围包括：

1.落实理事会、秘书长办公会的决议；

2.基金会日常办公事宜。

第四章会议议题准备

第十一条秘书处办公室应在会议召开前5个工作日将会议通知、会议议程草案及有关文件送达所有理事及监事；临时召集的特别会议，可以临时通知。

理事有权就会议议程和议题提出建议，建议应以书面形式在会议召开前3日提交。

第十二条秘书长办公会议题由秘书长提出，或由副秘书长、办公室主任提议。

第十三条办公室例会会议议题由办公室主任提出，或由办公室工作人员提议。

第五章议事规则及会议纪律

第十四条理事会、秘书长办公会、办公室例会实行民主集中制，坚持科学决策、民主决策、依法决策。

第十五条理事会须有三分之二以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。

下列重要事项的决议，须经出席理事表决，三分之二以上通过方为有效:

1.章程的修改；

2.选举或者变更理事长、副理事长、秘书长；

3.章程规定的重大募捐、投资活动；

4.基金会的分立、合并。

第十六条半数以上的与会理事认为提案不明确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项做出判断时，可以提请会议召集人暂缓表决。提议暂缓表决的理事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。

第十七条由任何一名理事提出并经二名理事附议均可提起临时动议。该临时动议被列为正式议程后，会议可进行讨论及付诸表决。临时动议在未经表决前，可以随时撤回。

第十八条秘书长办公会、办公室例会参照本章第十五条、第十六条、第十七条执行。

第十九条加强组织纪律，严格保密制度。议题中如有涉及关联交易事项，或涉及直系亲属关系等情况，相关人员须回避。

第六章会议记录及纪要

第二十条理事会、秘书长办公会、办公室例会应当制作会议记录。形成决议的，应制作会议纪要，由出席会议人员审阅并签名。

第二十一条办公室负责依据理事会、秘书长办公会、办公室例会的会议记录，整理形成会议纪要的初稿，经会议主持人审定后，由出席会议人员审阅并签名。

第二十二条理事会决议违反法律、法规或章程规定，或致使基金会遭受损失的，参与决议的理事应承担责任。但可证明在表决时表明异议并有明确记载于纪要或记录的，该理事可免除责任。

第七章附则

第二十三条本议事规则由华中科技大学教育发展基金会负责解释。

第二十四条本议事规则自发布之日起施行。