为加强对华中科技大学教育发展基金会（以下简称基金会）档案的科学管理，进一步规范基金会档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化。根据《中华人民共和国档案法》结合基金会工作实际，制订本办法。

第一章 总则

第一条基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础和理论研究的依据。

第二条基金会档案管理工作的主要任务是贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规；及时收集、整理和保管好基金会的档案材料，维护基金会档案材料的完整与安全。

第二章 档案管理内容

第三条归档内容

1.基金会成立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

2.反映基金会工作、具有查考利用价值的文件材料（公文、 传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）；

3.基金会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等；

4.捐赠方面的文件材料（含捐赠协议、清单、联系函件等）；

5.基金会制度体系、会议纪要、内部发文（包含基金会负责人批示后的各项工作流程、决定等）；

6.具有法律效力及保存价值的文件；

7.基金会获得的社会荣誉资料；

8.其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第四条归档要求

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

2.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印本与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；

3.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印本在前，定稿在后;

4.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号;

5.按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写；卷内文件目录放在卷目;

6.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者;

7.财务档案由财务处代管，具体办法见《华中科技大学教育发展基金会会计档案管理办法》。

第三章 档案保管和使用

第五条基金会指定专人负责基金会档案材料的收集、整理、归档。

第六条基金会材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第七条建立基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位利用时，须凭单位（部门）介绍信，经本会领导批准后，办理借阅手续，方可查阅。

第八条借阅档案人员对档案要妥善保管，不得遗失。借阅档案人员不得泄密、涂改、拆散、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况，须经基金会负责人批准。

第九条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第四章 附 则

第十条本办法由华中科技大学教育发展基金会负责解释。

第十一条本办法自公布之日起施行。